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    新公共管理視角下文檔工作的審視

    時間:2019-11-18 14:43:31 編輯:凈溪知網查重

           從新公共管理的視閾出發, 重新審視我國現有的文檔管理工作, 力圖用公共管理的相關原理來解釋文檔管理的基礎理論, 從而改變傳統的文檔管理思維模式和理念, 重新定位文檔工作的實踐目標, 轉變管理理念, 整合文檔工作的理論體系和思維取向。


      公共管理, 是以政府為核心的公共部門綜合運用政治、經濟、法律和管理等手段對國家和公共組織進行有效治理的管理活動。文件和檔案作為政府從事公共管理活動中必不可少的信息傳遞和保存工具, 理應被納入公共管理的范疇。20世紀80年代以來, 公共部門的管理理念已發生了深刻變化, 從以行政理念為基礎的公共服務轉變為以管理理念為基礎的公共服務。相應的公共部門的管理方式, 也在逐漸由以官僚制為基礎的傳統行政管理模式轉變為以市場為基礎的新公共管理模式。為了適應這一變化, 現代文檔工作作為公共管理實踐的基礎, 必須系統引入新公共管理的思維和理論體系來詮釋其管理價值和活動規律。


      1 新公共管理視閾下的文檔工作定位


      運用新公共管理的理論來審視我國現代文檔工作具有重大的理論和實踐意義。首先, 新公共管理的理念及思維模式能為文檔工作提供新的理論與實踐指導以及范式轉變。其次, 從新公共管理的角度詮釋文檔作為行政辦公工具所應具備的特性和理論研究規律, 是搞好檔案信息資源開發和政務信息公開、服務等實踐活動的重要理論依據。具體來說, 新公共管理視閾下的文檔工作應作如下定位。


      1.1 文檔信息是一種準公共物品


      文檔作為直接反映政府和社會實踐活動的真實記錄, 它的利用是面向所有公民的, 一個利用者對文檔的使用并不會影響其他利用者對它的使用。另外, 由于一部分文檔涉及到保密問題, 因此并不是所有的文檔都能提供給利用者。從這個意義上講, 文檔信息是一種準公共物品, 應當受到公共管理理論的影響。


      1.2 文檔部門受公共組織理論的影響


      文檔部門擔負著重要的公共事務管理任務, 即文檔管理工作, 它屬于非強制性公共組織, 具有明顯的服務性。各級文檔管理部門是公共管理的基礎與構架, 履行著公共管理的職能, 承擔著公共管理活動的諸多責任。根據公共組織理論, 文檔部門應不斷致力于提高服務能力和服務質量, 更好地完成社會賦予的公共責任及任務。


      1.3 文檔工作受公共治理理論的影響


      公共治理理論實質上是一種合作管理, 強調信任機制的建立。新公共管理主張采用“公共服務取向”的公共治理新模式, 在強調公共部門服務本質的同時, 引入質量管理控制思想。具體到文檔部門, 就是要以滿足公眾利用的需求為出發點, 關心服務質量的提高, 強調公民參與和公共責任制。近些年興起的檔案中介機構以及檔案數字化外包等, 便是文檔部門公共治理新模式的具體表現。


      1.4 檔案政策是公共政策的一部分


      公共政策是政府為解決特定社會問題以及調整相關利益關系而制定的一系列行為準則或行為規范。作為公共管理活動的準繩, 它對整個公共管理過程的影響巨大。檔案政策是國家為實現一定時期內檔案事業的建設發展目標而制定的基本行動準則。它指明了檔案事業建設發展的方向、重點與途徑, 確立了國家檔案事業基礎結構的形式和功能。由此可見, 檔案政策是公共政策的重要組成部分。


      1.5 文檔工作受公共管理倫理的制約


      公共管理倫理是以協調個人、組織與社會的關系為核心的公共管理行為準則和規范系統。它或以公共管理系統為主體, 或以公共管理者為主體, 具有引導、規范、維系、選擇功能。文檔工作者需積極發揮公共管理者的職能, 完成文檔管理目標, 遵守文檔管理秩序, 時刻以公共管理倫理來審視文檔工作的發展。


      2 新公共管理視角下的文檔工作審視


      文檔反映了組織產生、發展甚至消亡的全部過程, 它既為上級提供決策依據, 又為上下級溝通提供便利, 它是組織借以完成工作的基本行政工具。從這個意義上講, 文檔工作既是公共管理的特定對象, 也是公共管理的踐行者。用新公共管理的管理理念與模式來審視我國現有的文檔管理理論與實踐確有其必要性和可行性, 同時, 我們也可以從新公共管理的視角看到我國文檔工作存在著許多不足和問題。


      2.1 文檔部門效率意識不強


      官僚體制下的文檔工作注重規范化和制度化, 強調在規定的制度框架內展開管理工作, 這在一定程度和范圍內有助于提高文檔部門的辦事效率。但是, 由于官僚體制本身存在局限性, 文檔工作極有可能會陷入官僚主義的怪圈之中, 變得機構冗余、組織僵化, 嚴密的規章制度以及一些沒有必要的辦事程序極大地降低了組織效率, 不能及時適應外界環境的變化。另外, 文檔部門作為公共部門, 絕大部分資金來自于財政撥款, 沒有足夠的動力與實力去提高管理效率。再加上文檔信息是一種公共物品, 更使得文檔部門的活動難以有高效率。


      2.2 文檔部門公共責任意識匱乏


      文檔部門的公共責任, 表現為文檔工作人員在文檔工作中通過政府或者行政機關的某些部門, 來為公民或組織提供文檔利用, 履行自身的公共責任。目前, 由于我國大多文檔管理部門待遇偏低、社會地位低下, 工作人員積極性不高, 公共責任意識不強。文檔工作人員往往只是局限于傳統的管理方式, 坐等利用者上門, 不會主動出擊去了解利用者的需求, 甚至對利用者的需求置之不理, 這樣也就無法履行文檔部門的公共責任。


      2.3 文檔部門人事管理落后


      官僚體制下的文檔工作極力推崇工具理性的重要性, 一味地追求組織的精確性和成員的高度服從。因此, 文檔部門的人事管理體制僵化, 總是想方設法把員工管理嚴點, 強調自上而下“垂直式”的控制, 片面強調“服從安排, 聽從派遣”, 員工很少有機會參與部門的重大決策及管理事務, 這就否定了個人的需要、意愿及個性, 阻礙了人才的成長, 扼殺了員工的積極性和創造力, 從而使現有人才的作用得不到充分發揮。另外, 文檔部門視事為中心, 強調給人找事、為事配人, 對人才只重擁有不重使用, 人才閑置、人才壓制、人才浪費、人才流失現象嚴重。


      2.4 文檔工作制度不健全


      文檔工作制度的制定和實施是文檔工作正常開展的重要前提和保障。當前, 盡管我國大部門文檔管理部門制定了一系列的工作制度與管理規范, 但由于各單位的工作實際不同, 因此, 原則性條款居多, 針對性和專指性不強, 過于含糊、籠統, 操作起來有一定的難度。另外, 很多文檔部門往往不重視具體文檔工作制度的制定與實施, 只憑個人經驗和口頭傳授, 造成文檔工作的不規范和紕漏。


      3 新公共管理視閾下的文檔工作改革


      新時期的文檔工作, 作為公共管理的對象和踐行者, 應努力運用新公共管理的理念來進行改革與創新。


      3.1 引入公民參與機制


      新公共管理強調政府服務的民主導向、公民參與導向、顧客導向。對文檔部門服務效果進行評判的最好選擇是文檔部門公共服務的對象, 即文檔的利用者。文檔利用者對文檔工作的關注與參與, 不僅意味著利用者可以以社會主人和服務對象的角色協助和監督文檔部門的工作, 更意味著他們不再是傳統意義上的納稅人和服務接受者, 而是文檔部門的問題架構者, 能夠幫助文檔部門界定重要問題, 提出解決方案。總之, 文檔部門本身就是為服務廣大人民群眾而存在的, 文檔工作本身就蘊涵著服務和顧客至上的管理理念, 文檔工作就應以利用者為中心, 以利用者的需求為導向, 樹立公民取向的服務觀。


      3.2 引入公共績效評估理念


      新公共管理主張引進私營部門的管理哲學、模式、原則和技術方法來重塑政府形象, 其中最重要的便是實行績效管理。通常來說, 文檔部門所提供的公共服務的品質好壞很難用客觀具體的標準來衡量, 而績效評估正好能彌補這一缺憾, 它不僅有助于文檔部門宏觀發展戰略的實現, 有助于提高文檔部門公共管理效能, 而且有助于文檔部門明確責任, 從而提高公共管理水平。因此, 引入績效評估理念, 建立文檔部門的績效評估體系是十分有必要的。具體來說, 我們應根據文檔部門的實際情況, 探索符合本部門實際情況的績效評估途徑, 建立完整規范的績效評估體系。首先要加強宣傳, 提高文檔部門對績效評估工作意義的認識, 改變對績效評估的消極、抵觸態度, 正確對待評估工作;其次要轉變觀念, 樹立公民取向的績效觀, 從公民的立場和角度來看待文檔部門的績效;再次要建立高效的評估體制, 在文檔部門內部建立完善的績效評估機構, 對各部門實施的各種公共項目進行評估, 充分發揮文檔部門公共管理的有效手段, 促進文檔部門公共管理的民主化和透明化。


      3.3 健全文檔工作人員的公共責任機制


      新公共管理強調明確的責任制。只有明確的責任, 才能確保文檔工作的正常開展, 提升文檔工作的整體水平。提升文檔管理服務意味著要完成相應的公共責任。文檔工作人員的公共責任機制要通過工作人員對本職工作的完成情況與社會對其工作的評價以及在評價基礎上獲得的相應回報之間建立足夠的關聯, 以促使其更好的履行工作職責。文檔部門要充分履行公共管理的責任。具體來說, 就是要發揮文檔管理者的崗位職能, 保持文檔管理目標, 完成文檔管理職責, 遵守文檔管理規則程序, 使文檔工作與其他公共管理系統的不同崗位之間形成有序的合作。


      3.4 大力開發文檔部門的人力資源


      新公共管理認為人力資源是第一資源, 人是組織中最重要的資源, 要重視采用各種激勵手段調動人的積極性。具體來說, 首先要確立人力資源是第一資源的觀念, 充分尊重人的價值, 提高待遇, 知人善用, 做到文檔部門人才的合理配置;其次要積極開展員工教育培訓, 全面提高文檔工作人員的素質, 要緊密結合經濟、社會發展的需要, 采用切實可行的不同的教育培訓方式相結合, 把教育培訓的目的真正轉到員工的全面協調發展上來, 最大限度地開發員工的潛能;再次, 要建立完善的激勵機制, 構建合理的激勵模式, 充分利用員工的積極性來提高文檔部門的服務水平。


      總之, 我們應該充分認識到, 運用新公共管理的理念與模式來詮釋文檔管理理論與實踐確有其必要性, 而且新公共管理視閾下的文檔工作還存在著很多的不足之處, 我們應當立足于政府, 立足于社會, 立足于公眾, 在新公共管理理論的框架范圍內, 不斷進行文檔工作的改革與創新。




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